✂️איך עושים את זה נכון, המדריך המקוצר – לגזור ולשמור✂️
✅ יש לכם עסק
✅ הבנתם שאתם רוצים להתרחב
✅ הבנתם גם שלהעסיק עובדים ישראליים זה פחות משתלם ואתם רוצים לגייס עובדים מחו״ל
✅ חקרתם את התחום, בניתם משפך לגיוס איכותי, השקעתם שעות בראיונות ומזל טוב יש לך עובד.ת חדשה!
???? אממה, העובד לא הוטמע טוב בעסק, לא הביא ערך, ועזה/הועזב אחרי חודשיים של המון השקעה ואנרגייה מצידכם.
איך אפשר למנוע את זה ומה הסוד להכשרה והטמעה מוצלחת של כל עובד חדש, בדגש על עובד מרחוק מחו״ל?
באופן כללי בתהליך הגיוס אנו מחפשים עובד עם התכונות הבאות הבאות:
????????????מקצועיות ויכולת למידה מהירה
????????????שכר זול ומשתלם
????????????אנגלית מצויינת
????????????עובד תקשורתי ונחמד
????????????אמינות גבוהה
????????????אינטרנט יציב
????????????התאמה מבחינה ערכית לחברה, לעובדים הקיימים ולעשייה
אחרי שוידאנו את כל אלו. אנו מתחילים לאפיין את התהליך של הלקוח והעסק ומטפלטים כל דבר.
איך מאפיינים תהליך?
למרות שגייסנו עובד איכותי שאנחנו סומכים עליו ויודעים שהוא או היא מוכשרים, אנחנו רוצים כמה שיותר להגדיר מערכת חוקים ברורה ושיהיו כמה שפחות טעויות בתהליך.
בתוך כל זה, חשוב לנו לייצר גם לנו וגם לעובד החדש הצלחות קטנות לאורך הדרך.
אנחנו נתחיל עם משימות קטנות ונוודא לפדבק את העובד אחרי כל משימה, נגדיר יעדים ברורים שאנחנו חושבים שהעובד יעמוד בו (וסוד קטן שעובד נפלא – נוסיף יעדי בונוס כדי לתמרץ אותו להגיע לשם).
-> ככה נייצר הצלחה עם תחושת מוטיבציה גבוהה ו״אונרשיפ״ שלו על התהליך – אבל הנושא הזה זה כבר לפוסט אחר ☺️
אוקיי בואו נחזור לנושא שלנו, איך מטמפלטים תהליך?
קודם כל – מבינים עד הסוף את התהליך ומה קורה בו.
אח״כ נמשיך לכתיבת מסמך SOP , שזהו מסמך המתאר בתורה סופר מפורטת שלב אחר שלב של התהליך. לדוגמא, אם התהליך זה העלאת מוצר חדש לחנות השופיפיי, אני אתחיל באיך אני מתחבר למערכת, צילום מסך של איך מגיעים למוצר חדש, שלב מפורט על איך לכתוב תיאור מוצר (אנחנו לדוגמא נעזרים בGPT), איך העובד מאשר מולנו את התוצר (בשלב הראשוני) ואיך מעלים את המוצר לאוויר. השלב הזה אמור לקחת כמה דק, והוא מפורט לעומק עם צילומי מסך שכל עובד חדש בלי נסיון אמור להבין מה קורה שם. אנחנו עוברים ככה שלב שלב על כל התהליך. אם יש לנו צ׳קליסט באקסל שאנחנו רוצים ששם הוא ידווח על כל המוצרים שעלו אנחנו מצרפים לינק. ומצרפים לינקים לדרייב ולכל השירותים הנלווים.
איפה רוב האנשים נופלים פה?
1 – מפספסים הרבה מקרי קצה לא מפרטים אותם ב SOP
2 – התהליך עצמו מסובך והם לא מפשטים אותו (לפני שמעבירים אותו בכלל חשוב לוודא שהוא פשוט כמה שיותר)
3 – אין הגדרה ברורה של מה עושים כשיש מקרה קצה שהעובד לא יודע לטפל בו (למי פונים ואיך)
4 – ואולי הכי חשוב – לא דואגים לעדכן את המסמך‼️
⬅️ אחד הדברים הכי חשובים בחינוך ובהכשרה של עובד (VA) חדש זה שהוא תמיד מעדכן את מסמך הSOP שלו.
זה התנ״ך שלו וזה ספר החוקים שלו.
מתי מעדכנים את הSOP?
לדוגמא – נשאלה שאלה בוואטאפ שעניתי לו? אני רוצה שמעתה ועד עולם כל עובד שייתקל במקרה יהיה מסוגל לטפל בזה. הזמן שלי יקר ואני רוצה שדברים יזוזו כמה שיותר בלעדיי. ולכן התיעוד המתמשך פה הוא קריטי והעובד ידאג לעדכן את כל מקרי הקצה עד שלאט לאט הוא כבר יפסיק לפנות אלינו ויהיה מסוגל לטפל ב99-100 אחוז מהמקרים בעצמו ללא התערבות שלנו.
אוקיי קיבלתי, מה עוד חשוב?
דיווח מדוייק של העובד על שעות העבודה שלו שישלח אליי בסוף כל משמרת.
מה זה מדוייק? ברמת הדקה.
לוז של עובד יכול להיראות ככה:
8:00 – 8:04 – הוצאת תמונת המוצר מאתר הספק
8:04-8:06 העלאת התמונה באתר העסק
8:06-8:20 הרחבת תיאור המוצר מהgpt מתוך התיאור הבסיסי של הספק
8:20-8:40 יצירת תמחור חכם למוצר
וכו וכו..
למה זה חשוב?
קודם כל כדי שנדע מה צוואר הבקבוק ביום העבודה של העובד. אם אנחנו רואים שלעובד לקח 20 דק לייצר תמחור חכם למוצר ולדעתנו זה אמור לקחת 5 דקות, כנראה שהוא עושה משהו לא נכון ואנחנו נעלה איתו לשיחה ונראה איך נוכל לעזור לו להתייעל.
שנית, ברגע שאנחנו רואים את הלו״ז של העובד ומפדבקים אותו על זה, העובד מבין שהזמן שלו ושלנו ממש חשוב. הוא מבין גם שאנחנו משקיעים בו ולא זורקים אותו למים בלי כלים להתמודד.
השלב הזה חשוב בעיקר בהתחלה, בחודש הראשון, ואח״כ כמובן המטרה זה שהוא ירוץ לבד בלעדינו ושלא נצטרף לעקוב אחרי הלו״ז.
שיטת עשה בעצמך ולמד מהר
כשרובנו בעלי עסקים שהזמן שלהם יקר רואים משהו שדורש תיקון ואנחנו יודעים לתקן אותו תוך דקה, אנחנו נעדיף לתקן בעצמנו מאשר לשלוח מייל לעובד, זה הרבה יותר מהיר. אבל(!) זו לא שיטת עבודה טובה.
אם זיהינו טעות אצל העובד, נשאל אותו למה הוא עשה את זה ואח״כ נסביר איך לתקן בסרטון או הודעה. בצורה הזאת, אנחנו מרגילים את העובד לקבל ידע וללמוד בעזרת הודעות וסרטונים דבר שחוסך לנו פגישות וזמן יקר.
דבר אחרון שהייתי רוצה לכתוב עליו זה – היכרות עם שאר חברי הצוות
אנחנו מעסיקים המון פיליפינים, ואנחנו רואים כמה ההיכרות עם שאר העובדים חשובה ותורמת לעובדים.
קודם כל, הם כבר חונכים ומנהלים את עצמם ואנחנו לא תמיד צריכים להיות מעורבים בכל בעיה.
שנית, יש עוצמה כלכך גדולה בתחושת השייכות לעובדים ואנחנו בטוחים שזאת הסיבה שעד היום, כבר כמה שנים, אפילו עובד אחד(!) לא התפטר ☺️
יש לנו ראש צוות פיליפינית, שמארגנת ביחד איתנו פגישת גיבוש חודשית.
בפגישה הזאת אנחנו מזמינים לכל עובד ארוחה בשווי 10$ על חשבוננו, עושים חידון טריוויה (עם פרסים שווים) ובעיקר נותנים להם קצת כיף בלי עבודה.
זה כלכך חשוב וכלכך לא מובן מאליו אצל העובדים.
בפיליפינים כמו במדינות אחרות, רווחת העובדים לא בראש מעיינם של המנהלים והחברות, ולכן כל-כך טוב להם לעבוד איתנו, כך שזה win-win לכל הצדדים!
לסיכום – על מה דיברנו היום בכללים להטמעה נכונה של העובד?
✅ להבין איזה סוג עובד אנחנו רוצים לגייס לפני תהליך הגיוס
✅ פישוט התהליך עוד לפני שמפריטים אותו
✅ בניית sop מוצלח עם סרטוני הדרכה מפורטים
✅ חינוך והכשרה נכונה של העובד לדיווח שעות ועדכון המסמכים
✅ זמינות גבוהה וחניכה טובה בתחילת הדרך – יאפשרו שקט בהמשך הדרך לאורך שנים
אם אתם מתעניינים בגיוס עובד מחו״ל (VA), למקצוע ממוקד או כעוזר כללי בעסק, נשמח לעזור לכם ולהשיג ביחד איתכם הצלחות בעסק שלכם ????????
בהצלחה! ????
