אני כותב הרבה על איך בונים פאנל גיוס נכון וכמה חשוב כל שלב בתהליך (פרסום המשרה, סקיל טסט, ראיונות וכו’). אני משתף הרבה, כמה תהליך ההכשרה חשוב לא פחות מתהליך הגיוס.
יש לנו תהליך הכשרה משוייף שעוזר לוודא שהעובד שגייסנו מוטמע בסביבת העבודה של הלקוח בסטנדרט הכי גבוה שיש.
אלה 2 פרמטרים מתוך מספר פרמטרים שמשפיעים על איך שהעובד מתפקד בפועל ביום יום.
אנחנו ממשיכים לתאם ציפיות עם העובד על בסיס יומי ולשקף לו את הסטדרט וסביבת העבודה שאנחנו מצפים שהוא יעבוד בה.
להכל יש משמעות והכל משפיע: איך שאנחנו מדברים עם העובדים, האם אנחנו פותחים מצלמה בשיחות איתם, האם אנחנו מתעניינים בחיים הפרטיים שלהם, האם אנחנו רוכשים להם כבוד וגם איך אנחנו מורידים להם משימות?
עובד לרוב יתחיל לעבוד איתכם על מספר רוטינות שיגדלו בשגרה. בהתחלה סביר להניח שהיה לכם הרבה מוטיבציה ואנרגיה “לעבוד לפי הספר” אבל צריך לוודא שגם בשוטף שאתם גדלים ויש עוד הסחות דעת אתם ממשיכים להוריד משימות בצורה נכונה ולהדריך את העובדים.
אז מה אנחנו ממליצים לעשות ב-VA MASTERS?
1. כל משימה יורדת עם סרטון, בסרטון אתם מציגים איך עושים את המשימה מא’ עד ת’.
2. כל משימה בעצם הופכת ל-2 משימות:
2.1 משימת דוקומנטציה – לקחת את הסרטון ולהפוך אותו ל-SOP
2.2 המשימה הופכת לרוטינה במערכת ניהול משימות ודואגים שהמשימה חוזרת בצורה רפיטטיבית לפי האינטרוול הרצוי.
3. בפעם הראשונה שהעובד מבצע את המשימה, אנחנו מבקשים ממנו לבצע “על יבש” = עוד לא “לשלוח” \ “לפבלש” וכו’ רק להראות לכם איך המשימה בוצעה, ואנחנו מאשרים.
4. בפעמים הבאות שהוא מבצע את המשימה אנחנו עושים מוניטורינג, בהתחלה פעם ביום, אחר כך פעם בכמה ימים, ואחר כך פעם בכמה שבועות בשביל לוודא אין סטיות. רק אחרי שהעובד ביצע מספיק פעמים את המשימה וקיבלתם בטחון – שחררו.
בתמונה, אני ילד רע ולא מוציא משימה לג’וזי כמו “שכתוב בספר”.
אני שולח לה סרטון בקבוצת הוואטסאפ (ולא מוריד משימה בתכנת ניהול המשימות), אני מנחה אותה לצפות בסרטון, להחליט מי מהצוות מכין את ה-SOP, להחליט מי מהצוות עושה את הרוטינה על בסיס יומי ולדאוג ליצור משימות בהתאם באסנה (תוכנת ניהול המשימות).
לאחר מכן, ג’וזי מדווחת ביצוע וניהול מרשים של האירוע.
יאמר לזכותי, שכן יצרתי לעצמי משימות פולואפ לוודא שהכל קרה כשורה, ואכן הכל קרה בצורה מדהימה.
ככה זה שיש סטנדרט עבודה גבוה, גם אם אתה לא 100% העובדים נותנים בראש במקומך.
שאלות נפוצות
מה הצעד הראשון בהורדת משימה לעובד וירטואלי בצורה יעילה?
השלב הראשוני בהורדת משימה מוצלחת הוא לספק הדגמת וידאו ברורה ומקיפה לעובד הווירטואלי שלכם. כאן ב-VA Masters, אנו מדגישים את החשיבות של פירוט חזותי של המשימות מתחילתן ועד סופן. זה לא רק מגדיר ציפיות ברורות אלא גם מפחית אי הבנות, מה שהופך את התהליך לקל ומהיר יותר עבור העוזר הווירטואלי.
כיצד יצירת תיעוד מפורט תורם להצלחתם של עובדים וירטואליים?
יצירת נוהל הפעלה סטנדרטי, או בקיצור SOP, היא קריטית, שכן היא ממירה הוראות מילוליות או ויזואליות לפורמט קבוע והתייחסותי. זה מבטיח שלעובדים וירטואליים יהיה משאב אמין להתייעצות, שמירה על עקביות והפחתת שגיאות בביצוע המשימות.
איך עובדים וירטואליים יבצעו משימות “על יבש” לפני הטמעה מלאה שלהן?
ביצוע משימות “על יבש” פירושו ביצוען בצורה מבוקרת וניתנת לבדיקה מבלי לבצע שינויים או הגשות אחרונים. כלומר, גישה זו מאפשרת למנהלים להעריך את הבנתו וביצוע המשימה של עובד וירטואלי מבלי לסכן את הפעילות העסקית.
כיצד VA Masters מבטיחים איכות בביצוע המשימות וניטור שלהן?
VA Masters מאמצת גישת ניטור מדורגת כדי להבטיח איכות מתמשכת. בתחילה, משימות נבדקות מדי יום. ככל שהעובד הווירטואלי מפגין אמינות, הביקורות יורדות לשבוע ולבסוף לחודשי. צמצום מובנה זה בפיקוח לא רק מקיים סטנדרטים אלא גם בונה אמון ומטפח עצמאות בקרב עובדים וירטואליים.
מה תפקידה של תוכנת ניהול משימות בתפעול משימות של עובדים וירטואליים?
תוכנת ניהול משימות מתקדמות כמו Asana משחקת תפקיד מרכזי בארגון ומעקב אחר משימות. התוכנה מבטיחה שמשימות חוזרות ונשנות מתוזמנות ולא מתעלמים מהן. מדובר בפלטפורמה נהדרת לעדכונים בזמן אמת שמקלה על תקשורת יעילה. סיוע טכנולוגי מסוג זה חיוני לשמירה על המשכיות ויעילות בתהליכי עבודה וירטואליים.
עד כמה חשובה תקשורת סדירה בשילוב מוצלח של עובדים וירטואליים?
תקשורת תכופה ואפקטיבית היא הבסיס לשילוב עובדים וירטואליים בהצלחה. זה מבטיח שעובדים וירטואליים ירגישו מחוברים ומוערכים בכל עת, אלמנט חשוב במיוחד עבור הגדרות עבודה מרחוק. שיחות וידאו תכופות ועניין ברווחתם של העובדים יעזרו לכם לבנות קרבה, מה שיכול להפוך את הסביבה הווירטואלית לסביבת עבודה מרתקת ורספונסיבית יותר עבור כולם.
למה הרווחה האישית של ה-VAs צריכה להיות בראש סדר העדיפויות של מעסיקים?
כיבוד והערכת חייהם האישיים של עובדים וירטואליים מגבירים את שביעות הרצון והנאמנות שלהם בעבודה. כאן ב-VA Masters, אנו מאמינים שהבנת הנסיבות האישיות מסייעת ביצירת סביבת עבודה תומכת המעודדת עובדים לבצע במיטבם.
כיצד VA Masters מטפלים בחריגות מתוצאות המשימות הצפויות?
איך להוריד משימה ולקבל משוב בזמן אמת? ובכן, משוב מיידי ובונה הוא המפתח לטיפול בכל חריגה מתוצאות המשימות הצפויות. על ידי מתן משוב ברור וישיר והצעת מפגשי הדרכה במידת הצורך, VA Masters מבטיחה שכל בעיה תטופל מוקדם, תוך שמירה על שלמות ואיכות העבודה וביצוע המשימות על הצד הטוב ביותר.
מהם היתרונות בשמירה על סטנדרטים גבוהים של עבודה ללא פיקוח ישיר?
שמירה על סטנדרטים גבוהים באופן אוטונומי מבטיחה אמינות ועקביות באספקת השירות, יתרונות חשובים במיוחד לשביעות רצון הלקוחות ולמוניטין העסקי שלכם. סטנדרטים גבוהים גם משרים תחושב של מוסר עבודה ואחריות בקרב עובדים וירטואליים, ומשפר את הביצועים שלהם ושל הארגון כולו.
מדוע חשוב לערב עובדים וירטואליים ביצירה השוטפת של המשימות שלהם?
העצמת עובדים וירטואליים על ידי שילובם ביצירת משימות ותחזוקה שוטפת מטפחת תחושת בעלות ואחריות. מעורבות זו לא רק גורמת להם להשקיע יותר בתפקידיהם אלא גם משפרת את ההבנה של המשימות. ב-VA Masters, אנו מנחים את הלקוחות שלנו להאציל את האחריות הזו לעובדים הווירטואליים ולטפח כוח עבודה פרואקטיבי.
